Un nouveau monde de connexions grâce aux ateliers Services 2.0

C’est après plus de 20 mois d’adaptation due à la pandémie et en continuité avec la planification stratégique 2020-2025 que la Faculté de médecine a réalisé une série d’ateliers à l’automne 2021 permettant de proposer une nouvelle organisation des services dans un contexte de travail hybride. Malheureusement, la 5e vague et le variant Omicron ont frappé de plein fouet et ont empêché l’application de nouvelles orientations qui étaient prévues en janvier. La Faculté poursuit tout de même ses travaux et appliquera ces orientations dès qu’un retour en présentiel sera possible.

Retour sur l’expérience

La pandémie a bousculé les façons de faire et offre aux employés un nouveau moyen qui était peu ou pas accessible avant : le télétravail. À la fin du mois d’août 2021, le personnel administratif était entièrement de retour sur le campus dans un mode de travail hybride. L’expérimentation de ce nouveau contexte a amené son lot d’avantages et de défis au point de vue de l’organisation du travail, du développement du sentiment d’appartenance à l’Université Laval et de la conciliation travail et vie personnelle.

C’est avec un souhait de faire renaître la vie communautaire, d’offrir nos services de façon optimale et de trouver l’équilibre personnel et professionnel, qu’ont été documentées nos forces, nos faiblesses, les opportunités et les menaces en tant que Faculté. Un esprit collaboratif, humain et jovial régnait tout au long de ces ateliers bien structurés pour faire ressortir les meilleures idées!

« Formule très intéressante, les Ateliers 2.0 ont été une belle occasion de rassembler plusieurs acteurs de différents services autour d’enjeux communs. L’aspect interactif, mais surtout le volet collaboratif, de ces ateliers a donné lieu à de beaux échanges et a permis de dégager des pistes de solution pour envisager l’avenir. » — Marie-Julie Babin, conseillère en formation

Les ateliers Services 2.0

Divisée en quatre phases et qui se veut évolutive, la démarche était animée par la directrice exécutive de la Faculté de médecine Carole Artault-Noury ainsi qu’une équipe composée de membres du Vice-décanat exécutif, soit Jessica Bussière-Leclerc, Isabelle Tremblay et Mélanie Paquette.

 « L’objectif est de mobiliser l’intelligence collective afin de mettre à profit les connaissances et l’expertise de notre personnel. Nous souhaitons nous mettre en mouvement et travailler ensemble sur des idées qui nous permettront d’améliorer nos pratiques et d’offrir une expérience clientèle et personnelle optimale. Je suis impressionnée par l’engagement et toute l’énergie des personnes qui ont pris part à ce beau projet! » —  comme le mentionne Madame Artault-Noury 

« J’ai apprécié le fait que nous étions jumelés avec des employés de d’autres secteurs, cela a contribué à de belles discussions! » — Vanessa Girard-Larouche, agente de secrétariat, Département de médecine sociale et préventive

Les services examinés et thèmes 

Voici les services examinés lors des ateliers Services 2.0 qui se sont déroulés du 12 au 24 novembre 2021 :

• Gestion des études 
• Gestion financière 
• Développement informatique, communications et autres services 
• Soutien informatique, logistique et autres services de proximité 
• Soutien universitaire, enseignement, administratif et recherche

Chaque atelier était découpé en 4 parties, voire thèmes :  

• Retour sur l’expérience en période de pandémie (bons coups et ce qui a manqué) 
• L’analyse de l’environnement facultaire en lien avec le thème :  FFOM (forces, faiblesses, opportunités, menaces) 
• Services 2.0 (quoi retenir pour l’avenir) 
• Présentation des idées qui ont obtenu des votes pour fin de recommandation 

En chiffres

• 325 idées proposées
• 138 idées ont obtenu des votes des participants et participantes
• 56 idées ayant reçu de 3 à 5 votes ont été retenues pour être mises en œuvre

Les idées seront priorisées, mises en œuvre et ajustées au fur et à mesure au cours de la prochaine année.

« J’ai beaucoup aimé que la direction nous inclue dans la réflexion pour la refonte de l’offre de service.  C’est une preuve de confiance et très valorisant pour un employé qui est ici depuis longtemps. » —  Steve Légaré, technicien en développement de systèmes

Les ateliers télétravail

Suivant ces cinq ateliers, plus de 70 personnes ont participé à un des huit ateliers portant plus spécifiquement sur le télétravail. L’objectif était de consulter le personnel sur leurs souhaits, propositions, idées pour enrichir le contexte avec les différents points de vue quant aux modalités de travail souhaitées. Cela a permis de faire émerger des tendances afin d’alimenter les travaux de la direction pour établir des orientations de travail hybride à la Faculté de médecine. 

Les employés ont été regroupés par grands domaines d’activités lors des ateliers. Ils et elles ont identifié les tâches spécifiques et leur ont associé la modalité de travail qui est la plus appropriée pour chacune d’elles. L’analyse détaillée par type de fonction et service sera réalisée ultérieurement. 

Les tendances

L’exercice a permis d’identifier des tendances et de faire certains constats. Il existe une variabilité selon les domaines d’activités. Le niveau de concentration ou de collaboration peut être plus ou moins important selon le contexte. Il est aussi apparu que plusieurs éléments faisaient consensus.  

1. Les tâches plus techniques ou complexes qui demandent de la concentration sont bien adaptées au contexte de télétravail.  
2. Les tâches relationnelles, l’animation de la vie facultaire ou d’équipe ainsi que le travail collaboratif sont davantage appropriés en présentiel. 
3. Les employés ont manifesté le souhait d’avoir plus de flexibilité et d’autonomie dans le choix du mode de travail (présence ou virtuel).
4. Les employés ne désirent plus de journée imposée par la faculté, et suggèrent de laisser aux équipes le soin de choisir en fonction de leur réalité et de pouvoir également avoir un horaire plus stable.

Finalement, les employés ont signifié l’importance d’un environnement de travail adéquat dans les deux contextes et souhaiteraient être bien équipés pour bien travailler.  

Les étapes à venir

Tenant compte des ateliers réalisés sur le télétravail, la Direction de la Faculté de médecine propose de nouvelles orientations de travail en mode hybride qui s’appliqueront dès qu’un retour en présentiel sera possible pour la session d’hiver 2022. Ces orientations apporteront plus de flexibilité aux unités et au personnel. Les travaux se poursuivront en parallèle afin d’analyser plus finement les spécificités selon les types de fonctions. De nouveaux ateliers pour préciser les Services 2.0 seront réalisés et des ajustements quant aux modalités de travail tenant compte de l’organisation des Services 2.0 seront effectués en mode itératif.

Dans le cadre d’un projet plus large de transformation de notre Faculté et dans une optique d’interconnexions des services, l’offre de services de la Faculté de médecine sera donc revue en 2022.

Après plus d’une année où le changement était nécessaire pour la survie de nos services, l’adaptation et la résilience ont permis de grandes avancées. Le retour aux sources nous a toutefois permis de reconnecter avec la réalité du terrain, réalité qui nous manquait et qui a évolué.

La Faculté est un organisme vivant!